Palavras-chave: gerenciamento; comunicação, gestão; conhecimento; PMBOK.
POR QUE GERENCIAR COMUNIÇÃO NOS PROJETOS?
O avanço da tecnologia da informação permite que as empresas registrem de forma eficiente as informações de seus projetos. Mas, o que fazer com tanta informação? O fato de registrar bem os dados do projeto não garante sua utilidade. Perdidos em meio a tantos registros, saber usá-los de forma eficaz não é tarefa fácil se não houver um bom planejamento e uma forma de gestão da comunicação implementada.
As empresas preocupam-se com seus processos. Buscam formas de medir seus desempenhos, estabelecem rotinas de reuniões gerenciais, criam formulários e relatórios extensos e “bem estruturados”. Com tudo isto, somando à facilidade de preservar as informações em formato eletrônico, gera um acúmulo de dados cada vez maior. Mas, quando necessário uma consulta, o resgate da informação pode ser uma missão quase impossível. Falta tratar a questão com um pouco mais cuidado e profissionalismo.
No “Fórum Nacional de Benchmarking em
Gerenciamento de Projetos 2005”, realizado pelo PMI-Rio, uma das
conclusões de estudo apresentada foi que a “comunicação” é o segundo
fator menos considerado pelas empresas durante a fase de planejamento
dos projetos (o primeiro é “riscos”), sendo considerado apenas por 37%
das 80 empresas brasileiras pesquisadas.[...]Em pesquisa, realizada
durante o período de um ano em diversas empresas americanas de grande
porte, publicada na revista PM Network, junho de 2005, a PCI Global
(empresa de consultoria e treinamento em gerência de projetos),
constatou que muitos membros de equipes (e até mesmo alguns gerentes)
não tinham a menor idéia do que estava acontecendo em seus próprios
projetos. Mais da metade (64%) dos entrevistados não sabia dizer se seus
projetos estavam dentro ou fora do orçamento planejado e 44% não
souberam informar se os projetos terminariam ou não dentro do prazo. A
principal causa? Problemas de comunicação. [..]Outro estudo com
gerentes de TI, conduzido pela fabricante de hardware e integradora
francesa BULL, publicada na revista PM Network, setembro de 2005,
apontou a “má comunicação entre as partes interessadas” como principal
causa em 57% dos casos de falhas em projetos.(apud GALVÂO, 2006?)
O problema é que todos acham que se
comunicam bem. Nem sempre é considerada a importância de todos os
elementos da comunicação: emissor, mensagem e receptor.
Figura:Diagrama da comunicação
Fonte: Autor
Fonte: Autor
Na mensagem, existem atributos que às vezes
não são de conhecimento comum das partes. Ao estabelecer uma
comunicação é preciso estabelecer um nível de entendimento. O receptor
deve ter conhecimento necessário para entender e interpretar o
formato da mensagem, a linguagem e o contexto. Faz-se necessário
planejar como ocorrerá a comunicação no projeto.
“O processo Planejamento das Comunicações
determina as necessidades de informações e comunicações das partes
interessadas; por exemplo, quem precisa de qual informação, quando
precisarão dela, como ela será fornecida e por quem. Embora todos os
projetos compartilhem a necessidade de comunicar as informações sobre o
projeto, as necessidades de informações e os métodos de distribuição
variam muito. Um fator importante para o sucesso do projeto é
identificar as necessidades de informações das partes interessadas e
determinar uma maneira adequada para atender a essas
necessidades.”[...]“O planejamento das comunicações está, muitas vezes,
estreitamente ligado aos fatores ambientais da empresa e às influências
organizacionais, pois a estrutura organizacional do projeto terá um
efeito importante nos requisitos de comunicações do projeto.”(PMBOK,
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2004, p.225).
A comunicação ocorre de diversas formas,
podendo ser verbal ou não-verbal, formal ou informal. A maneira como
ela ocorre e é tratada nos projetos pode determinar o diferencial de
uma empresa. “Caminhões” de relatórios estão arquivados nas empresas.
De nada adianta a experiência de uma organização, uma grande base de
dados, um excelente histórico, se não é eficaz sua utilização. Quando
existe um gerenciamento de comunicação eficaz é possível a recuperação
das informações e sua utilização.
As informações geradas no projeto podem
gerar conhecimento. Em seu livro “As Novas Realidades”, Peter Drucker
considera que conhecimento é a informação que muda algo ou alguém, seja
provocando uma ação, seja tornando um indivíduo ou uma instituição capaz
de uma ação diferente ou mais eficiente. Os registros das informações
em um projeto geram um histórico, uma base de dados, que quando bem
tratados geram valia na empresa.
O conhecimento em uma empresa pode ser
explicito ou tácito. O explicito é aquele conhecido por todos em forma
de registros como procedimentos, instruções de trabalho, projetos,
relatórios etc. O conhecimento tácito, do latim “tacitus”(não expresso
por palavras), definido conhecimento informal, segundo Polanyi
(1891-1976) é também tido como conhecimento pessoal enraizado na
experiência individual e envolvendo crenças pessoais, perspectivas e
valores (NONAKA E TAKEUCHI,1997). As pessoas quando saem do projeto sem
registrar bem o aprendizado adquirido no projeto, levam com elas
informações preciosas que poderiam se transformar em conhecimento para
empresa em outros projetos.
O conhecimento é um ativo da companhia. A
economia de recursos que se pode alcançar é incalculável – é espantoso o
número de empresas que não usa a informação que está dentro dela.
O PMBOK considera como uma boa prática da
gestão de projetos utilizar os ativos de processos organizacionais.
Apesar de um projeto ser único e temporário, as informações geradas e o
histórico de um projeto podem e devem ser considerados como base de
dados para outro projeto semelhante.Para se ter uma boa gestão da
comunicação em um projeto, segundo o PMPOK(2004), além do planejamento é
preciso cuidar da distribuição das informações, do relatório de
desempenho e gerenciar as partes interessadas.
Figura:Processo do Gerenciamento da Comunicação
Fonte: Adaptado de PMBOK,2004,p.222
Fonte: Adaptado de PMBOK,2004,p.222
Ao reconhecer as partes interessadas no
projeto, podemos entender as dificuldades do fluxo de informações e
avaliar a comunicação. Ao buscar satisfazer necessidades das partes,
consegue-se identificar e resolver grande parte dos problemas gerados
com a comunicação. “O gerenciamento ativo das partes interessadas
aumenta a probabilidade de o projeto não se desviar do curso por causa
de problemas não resolvidos com as partes interessadas”(SOUZA,2008).
Distribuir informações não é publicá-las
em jornais ou fazer circular relatórios, é direcionar as informações
necessárias às pessoas certas, no formato, na linguagem e no momento
adequado. “A distribuição das informações inclui implementar o plano de
gerenciamento das comunicações , além de responder às solicitações de
informações não previstas” PMBOK,(2004).
Ao estabelecer o relatório de desempenho a
comunicação é tratada como um processo no qual o monitoramento pode
identificar as falhas do processo e pontos importantes de melhoria. O
processo envolve a coleta de dados, informações sobre o desempenho de
como os recursos estão sendo utilizados para atingir os objetivos do
projeto (prazo, escopo, custo e qualidade). Inclui também a distribuição
destas informações para a equipe do projeto e demais partes
interessadas
Com o aumento da demanda e escassez de
recursos é essencial a objetividade, a clareza e a eficiência na
comunicação buscando aumentar a capacidade em alcançar os objetivos do
projeto nos prazos cada vez mais curtos. O gerente de projeto
gasta 90% do tempo dele em comunicação. A forma como se comunica com
sua equipe e stackholders vai estabelecer uma relação direta com o
sucesso do projeto, aumentará a sinergia, o comprometimento, a coesão e a
motivação de todos os envolvidos na sua execução.
Portanto, o tratamento das informações no
gerenciamento da comunicação em um projeto como um processo de gestão
bem implementado é, de fato, de relevante importância nos projetos
podendo ser estratégico e um diferencial oferecido pelas empresas no
mercado competitivo.
Referências bibliográficas:
DRUCKER , PETER , As Novas Realidades 1a Ed., Liv. Pioneira, 1989
Project Management institute,Inc., Um Guia
do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, (PMBOK®
Guide). 3aEd., Project Management institute, Inc., 2004.
SOUZA, A. R. P.,Gestão da comunicação em projetos, 1a Ed., IETEC,2008.
GALVÃO,M. Planejamento de Comunicações, em projetos, disponível em: . Acesso em 26 jul.2008
NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na empresa. 5. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997
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